Marc Leidelinger, Président fondateur de l'agence Frequent Flyer Travel Paris, a trouvé le moyen d'optimiser l'ensemble de ses processus de traitements client en faisant appel à ViaXeo, la plateforme de mid-office et de CRM développée par ViaXoft.

Votre agence est spécialiste des voyages d’affaires, du tourisme d’affaires et de loisirs sur mesure depuis 2001, membre du réseau TourCom et a rejoint en 2009 Global Specialist Markets, un réseau international d’agences de voyages indépendantes spécialisé dans l’optimisation des voyages d’affaires. Vous avez récemment fait le choix de ViaXeo, pourquoi ?

Lorsque Vincent Fouquet et Eric Barthélémy, les deux fondateurs de ViaXoft à l’initiative de ViaXeo, nous ont contactés en 2009, leur démarche était simple : en échange de notre connaissance et de notre expertise métier, ViaXoft mettait à notre disposition ses équipes afin de construire, ensemble, un logiciel capable de couvrir tous nos besoins présents et futurs avec un souci permanent d'augmenter notre productivité. L'ouverture et les fonctionnalités de ViaXeo nous garantissaient une prise en compte rapide de nos objectifs principaux en termes d'amélioration de nos performances. Nous avons démarré depuis janvier 2010.

Quels ont été les process les plus impactés ?

ViaXeo nous a permis notamment :
- de mettre en place une gestion approfondie des clients affaires et loisirs,
- d'automatisation nos process de facturation client : 80% des factures sont réalisées et envoyées au client sans intervention humaine,
- de disposer d'une meilleure traçabilité des pièces associées au voyage grâce à la notion de dossier unifié,
- de gagner en souplesse dans la gestion et l’automatisation de relevés personnalisables par client,
- de disposer d'une autonomie sur les paramétrages des grilles de fees et dans la mise en place de statistiques clients sur-mesure,
- de développer les automatismes sur la mise en place de nos outils de reporting « maison », notamment la collecte et synthèse exhaustive de réservations hôtel et voiture effectuées par l’agence, 
- de nous intégrer avec les principaux outils de gestions de notes de frais et des prestataires de dématérialisation fiscale,
- de mettre en place des liens efficaces sur d’autres applications : l'intégration avec un TPE virtuel évite maintenant les allers-retours vers le TPE physique.
Tout se fait sur la même interface : ViaXeo.

Quels sont pour vous les bénéfices en termes d'organisation ?

Depuis l’intégration de ViaXeo, la performance de nos services a été démultipliée. Le fait de bénéficier d’une interface de travail unique et homogène nous a véritablement permis de gagner en fluidité de process, d’accroître notre productivité et d’effectuer un vrai suivi de l’information. De plus, grâce au retour d’utilisation fréquent de nos équipes, ViaXeo n’a de cesse de se développer et de s’améliorer. D’ici la fin de l’année, de nombreux développements axés sur le confort des utilisateurs et la valeur ajoutés aux clients sont prévus : automatisation de  processus de rapprochements et des flux bancaires, téléchargement en ligne des factures, relevés et statistiques pour le client, consolidation des données avec des systèmes anglo-saxons équivalents...

Que conseillerez-vous aux agences qui entament ce type de démarche d'optimisation ?