Depuis mai 2011, Louvre Hotels Group propose à ses collaborateurs la dématérialisation de leurs bulletins de paie via Novapost. Les salariés du siège sont les premiers à pouvoir utiliser ce service innovant : près de la moitié d'entre eux y ont adhéré après 5 mois.

En 2010, Louvre Hotels Group, qui gère 6000 collaborateurs dans l’Hexagone décide de dématérialiser les bulletins de salaire de ses collaborateurs français. Le projet est d’abord lancé au niveau du siège du groupe à La Défense.

« Nous avons choisi de dématérialiser nos bulletins de paie afin d'offrir à nos salariés le moyen de disposer facilement et partout de ce document important. C'était l'occasion de mettre en avant le service RH comme étant précurseur dans ce domaine de la dématérialisation. Ce qui est aussi un geste écologique nous permet de gagner en visibilité au sein du groupe, en qualité de service et en modernité. Après le lancement d'un appel d'offres au second semestre 2010, Novapost, leader en France de la dématérialisation du bulletin de salaire et des dossiers RH, a été retenu en raison de sa réactivité et sa qualité de service » déclare Jacques Coffiniéres, responsable du SIRH de Louvre Hotels Group.

Une externalisation globale pour Louvre Hotels Group

Novapost prend en charge le processus global de distribution des bulletins de paie de Louvre Hotels Group, offrant aux salariés qui le souhaitent la possibilité de recevoir électroniquement leur bulletin de salaire chaque mois, dans un coffre-fort personnel en ligne et sécurisé. Le document est envoyé au format papier pour ceux qui n'ont pas opté pour le format électronique: la mise sous pli et la remise en Poste de ces bulletins sont gérés par les centres de production d'Esker, partenaire intégré de Novapost.

Louvre Hotels Group transmet chaque mois à Novapost l'ensemble des bulletins de salaires générés à partir du logiciel Pléiades de Sopra de façon tracée et sécurisée.

Aucun développement en interne n'a été nécessaire pour Louvre Hotels Group, Novapost proposant une plate-forme sur le mode SaaS.

Un taux d'adhésion proche de 50% à 5 mois

Le besoin en accompagnement au changement par Louvre Hotels Group était très marqué. Les salariés du siège ont donc reçu au préalable une communication personnalisée directement dans leur boîte de réception ou à leur domicile. Une fois le service lancé, Novapost a réalisé pour Louvre Hotels Group des affiches personnalisées exposées dans espaces communs du siège. Enfin, des journées « Portes-Ouvertes » ont été organisées. Novapost y a assuré une présence sur site pour sensibiliser les salariés à la dématérialisation

Cinq mois après les débuts du projet, près de 50 % des collaborateurs ont accepté la dématérialisation de leurs bulletins de salaire à la grande satisfaction de Jacques Coffiniéres qui précise que « ce taux de 50 % est celui sur lequel s'était engagé Novapost au lancement du projet ».

Fort du succès de cette première phase, Louvre Hotels Group envisage de généraliser la dématérialisation  des bulletins de paie à l'ensemble du groupe et de confier à Novapost la gestion électronique de l'ensemble des dossiers RH avec son offre PeopleDoc.