Pour assurer un meilleur suivi de ses ventes Loisirs, Evelyne Cojan, Fondatrice des agences Horse Voyages, répond à ses problématiques en faisant appel à ViaXeo, la solution logicielle de ViaXoft. Entretien.


Quelle a été votre démarche pour optimiser vos ventes dans ViaXeo ?

Nous avons fait le choix de ViaXeo depuis presque deux ans. Nous avons participé étroitement à sa construction en apportant avec d’autres agences notre expertise sur les aspects métiers. Nous disposons dans ViaXeo d’une notion de dossier unifié qui nous assure une centralisation de toutes les données pour un même voyage, un peu à l’image de nos dossiers papier et qui nous apporte un meilleur suivi. Nous passons moins de temps à rechercher l’information.

Concrètement, comment cela se passe-t-il ?

Lorsqu’un client rentre dans nos agences, nous pouvons d’ores et déjà enregistrer son passage et ses coordonnées. Nous formalisons sa demande en créant un devis qui est enregistré dans ViaXeo au sein du dossier voyage et nous pouvons ainsi lui fournir un devis « papier » ou par mail.

Si le client revient pour commander, nous pouvons reprendre le dossier avec le devis dans ViaXeo et le transformer en commande. Ce qui nous permet d’avoir notre bulletin d’inscription sans aucune ressaisie, il nous reste juste à compléter certains champs et à enregistrer notre acompte.

Le bulletin d’inscription est édité à partir du dossier ou envoyé par mail. Le reçu d’acompte et la facture sont aussi rattachés au dossier. Bref toutes les pièces d’un même voyage sont centralisées à un même endroit.
Nous pouvons même directement à partir du dossier ViaXeo faire notre souscription d’assurance (TMS, Groupama Presence, …) et éditer le contrat Assurance du client sans nous connecter sur le B2B de l’assureur.

Quel est le bénéfice pour votre agence ?

Le bénéfice principal est un réel gain de temps. Toute l’histoire de la vente et du client est sur ViaXeo … Pas la peine de rechercher l’information à différents endroits. Cela nous garantit aussi une excellente traçabilité des dossiers en cas d’absence d’un vendeur, nous pouvons reprendre l’historique facilement.

ViaXeo nous permet d’avoir une communication homogène avec des éditions formatées avec le logo de l’agence. Tous les documents sortent de manière identique quelque soit le vendeur.  De plus, ViaXeo est très facile à prendre en main et nous sommes en effet très sensibles à la facilité d’utilisation des applications, tant l’univers des agences de voyages fourmille de solutions différentes, présentant des interfaces utilisateurs hétérogènes. Nous optimisons ainsi le temps passé, facilitons le suivi et nous pouvons nous consacrer plus facilement à la conquête de nouveaux clients.

Quels sont vos prochains objectifs ?

Nous avançons progressivement en fonction de nos besoins. ViaXeo nous offre la possibilité d’aller vers la mise en place de notre nouveau site web avec une notion de vente multicanale pour offrir un meilleur service à nos clients en leur proposant un canal d’accès à l’agence quelque soit l’heure et ses envies. Bref, mettre en place une approche multicanale naturelle à partir d’une seule et même source de données.

Nous allons travailler aussi sur la mise en place de campagnes marketing à partir de ViaXeo pour nous permettre de proposer des offres en lien avec les envies de nos clients et prospects. Le caractère innovant de la solution est très bénéfique à l’entreprise.