Le CWT Travel Management, centre d’étude de Carlson WagonLit Travel, a publié une étude portant sur «  Optimiser la dépense hôtel : les clés du succès » et identifiant sept étapes qui permettent de générer des économies.

Pour comprendre et bien appréhender le marché hôtelier et les problèmes liés au secteur, CWT a mené de mai 2008 à janvier 2009 des enquêtes auprès de responsables de voyages et des voyageurs, des entretiens avec des experts

Des dépenses mal évaluées

Fournir un aperçu de l’industrie hôtelière et de ses tendances, évaluer la part de la dépense hôtel au sein du budget voyages des entreprises, calculer les économies réalisées grâce aux bonnes pratiques et enfin délivrer les clés d’une bonne optimisation des dépenses, tels étaient les objectifs de cette étude. Selon les Travels Managers interrogés, 28% d’entre eux estiment que la dépense hôtels représente 28% du budget voyage. Toutefois, selon une analyse plus approfondie de CWT, il semblerait que cette dépense soit sous estimée et mal gérée. En effet, il semblerait que l’hôtel représente en réalité près de 40% du budget voyage.

Les clés de l’optimisation

Comme nous vous l’écrivions plus haut, CWT a délivré plusieurs recommandations. La première concernait la consolidation des données.  Pour évaluer au mieux le coût total du séjour, il est important d’utiliser des données exhaustives et précises sur le prix des chambres et les dépenses supplémentaires. Pour cela, vous devez obtenir un maximum d’informations auprès des agences de voyages et autres sociétés émettrice de cartes de crédit professionnelles. Lorsqu’ils sont fournis par les hôteliers, les rapports e-folios (factures électroniques détaillées) facilitent également la consolidation précise des dépenses totales. Autre pratique : distinguer les dépenses individuelles de vos collaborateurs à celles liées aux réunions de travail.

Deuxième étape : Comprendre les besoins et le comportement des voyageurs. Selon l’étude, les voyageurs privilégieraient la proximité de l’hôtel avec leur lieu de travail plutôt que la catégorie de l’établissement. La recherche montre également que les voyageurs préfèrent des fonctions de réservations en ligne simples, et qu’ils portent peu d’importance aux photos et aux commentaires des autres voyageurs.

Troisième étape : Concevoir une politique hôtelière efficace. Le recours aux agences de voyage s’accompagne d’une hausse des réservations dans les hôtels préférés, et que les tarifs obtenus sont 18 à 21 % moins chers que ceux proposés par d’autres canaux de réservation tels que les centres d’appels et sites Web des établissements, le contact direct avec l’hôtel, les agences de voyages en ligne et les sites spécialisés. Autre conseil : si les hôtels préférés sont complets, aidez vos collaborateurs à s’orienter vers des chaînes hôtelières appartenant au programme hôtelier, ou encore respecter un prix plafond par ville. De même, autoriser les hôtels hors programme uniquement s’ils sont 20% moins cher que vos établissements préférés.

Quatrième étape : Optimiser le programme d’hôtels préférés. L’étude préconise aux entreprises de négocier dès 10.000 dollars US de dépenses. Il est possible de réaliser des économies en intégrant au programme des hôtels de catégorie inférieure répondant aux besoins des voyageurs, car la différence de prix moyenne entre deux catégories atteint 21 à 25 %.

Cinquième étape : Négocier efficacement. Les accords passés au niveau de l’établissement sont plus intéressants financièrement que les accords au niveau de la chaîne. Ceux-ci offrent un pourcentage de remise uniforme sur le meilleur tarif disponible dans tous les hôtels de la chaîne. À l’inverse, les accords au niveau de la chaîne permettent aux entreprises dont les collaborateurs voyagent sur de nombreuses destinations d’accroître les avantages d’un programme d’hôtels préférés sur les marchés où le volume est insuffisant pour entamer des négociations au niveau de l’établissement.

Sixième étape : Améliorer le respect de la politique par les voyageurs. Pour cela, mettez à dispostion de vos collègues la liste complète des hôtels préférés ainsi que l’outil de réservation en ligne.

Septième étape : Contrôler les performances. Il est important d’effectuer des analyses et audits réguliers auprès des GDS pour les différents tarifs, etc.

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